Inleiding

In het kort, wat doet de module Werkbon?

  1. In het aanvraagformulier kan de burger aanduiden of de plaatsing door uw diensten moet gebeuren.
  2. U krijgt een tabblad "Werkbon" waarin uw diensten kunnen aanduiden wanneer deze borden geplaatst en opgehaald moeten worden. 
  3. 's Morgens maakt u een werkbon (PDF-document). De werkbon is een samenvatting van de borden die vandaag geplaatst en/of opgehaald moeten worden. Deze werkbon geeft u mee met de Technische Dienst / De technische dienst kan deze ook zelf opladen indien gewenst. 
  4. De Technische Dienst gaat op ronde en zij duiden op de werkbon (PDF of tablet) aan welke borden werden geplaatst en opgehaald.
  5. 's Avonds past u, indien dit onderweg nog niet gebeurd zou zijn, in Eagle aan welke borden zijn geplaatst en opgehaald zodat deze vergunningen niet meer verschijnen in de nieuwe Werkbon. 


In bijlage vindt u alvast een voorbeeld van een werkbon. Hoe werkt de module Werkbon?

We behandelen volgende onderwerpen:

  • Aanvraagformulier
  • Werkbon tabblad
  • Hoe maak ik een werkbon?
  • Welke vergunningen verschijnen op de werkbon?
  • Werkbon via e-mail
  • Updaten van signalisatie-status
  • Samenvatting proces Werkbon



Aanvraagformulier


1) Indien uw organisatie beschikt over de module Werkbon, kan u in de settings instellen welke vraag getoond moet worden aan de burger in het aanvraagformulier. Deze vraag is rechtstreeks gelinkt met het plaatsen- of ophalen van de borden.


Voorbeeld vragen die vandaag gesteld worden door enkele gemeenten: 

  • Ik wens parkeerverbodsbord huren bij de gemeente.
  • Ik vraag dat Politie Knokke-Heist/Damme mijn parkeerborden plaatst.
  • Ik vraag dat Stad Aalst i.s.m. politie (tegen betaling) de plaatsing van de borden uitvoert (op voorwaarde dat er voldoende borden in stock zijn).


De burger kan slechts 2 antwoorden kiezen: JA of NEE.


Resultaat van aanvraagformulier: 

Indien de burger JA aanvinkt, dan betekent dit dat er een werkbon-taak zal aangemaakt worden indien de vergunning wordt goedgekeurd. Zorg dus dat je vraagstelling afgesteld is op dit resultaat.



2) Daarnaast is er de mogelijkheid om een extra vraag te stellen indien er met 'ja' geantwoord werd op de werkbon-vraag, die te maken heeft met de huur/levering van de borden en de facturatie hiervan:


Er kan een huurprijs per verkeersbord per dag aangerekend worden, een vaste prijs voor signalisatieplaatsing of een combinatie van beide zaken. Vanaf Release 4.2.4. kan je ook een vaste prijs voor signalisatieplaatsing aanrekenen wanneer een verlenging wordt aangevraagd. Wanneer er dus een verlenging is en een werkbon-taak werd aangemaakt, zal een verlenging-kost worden aangerekend in plaats van de vaste prijs voor signalisatieplaatsing. Dit kan ook allemaal ingesteld worden en aangerekend worden indien geen bijkomende vraag omtrent huur/levering werd geformuleerd.


Wordt de eerste antwoordmogelijkheid geselecteerd, dan wordt een taak 'Af te halen (van de signalisatie)' aangemaakt. 



3) Indien u niet wenst dat er automatisch een taak wordt aangemaakt indien de burger aanvinkt, maar je wel zijn antwoord wilt weten voor interne zaken, dan kan je volgende setting uitzetten onder Beheer > Mijn organisatie:




4) Indien u de werkbon-vraag niet wenst te stellen op het aanvraagformulier (naar de burger toe), maar de werkbon-functionaliteiten wel intern wenst te gebruiken (maw zelf aanmaken van werkbon-taken) kan je volgende setting uitvinken:



5) Naast al deze settings en mogelijkheden, merken we nog 2 belangrijke velden op: 



        a) Plaatsing signalisatie


Dit is de datum wanneer de borden geplaatst moeten worden door uw diensten. Standaard is dit de dag van de vergunning. U kan dit echter instellen onder "Beheer > Mijn Organisatie". Typisch wordt dit op 3 dagen ingevuld zodat 3 dagen voor de start van de vergunning, de taak "plaats signalisatie" verschijnt op de werkbon. U kan steeds deze datum aanpassen naar keuze. Belangrijk is dat het aantal dagen werkdagen zijn. Indien de datum van plaatsing/ophaling valt in het weekend, wordt het automatisch vervroegd of verlaat.


        b) Ophalen Signalisatie
Dit is de datum wanneer de borden opgehaald moeten worden door uw diensten. Dit is altijd op het einde van de vergunning. U kan steeds deze datum aanpassen naar keuze.



                        

6) Als laatste setting kan je per type instellen of je de werkbon-vraag wenst te stellen (indien dit voor bepaalde aanvraag-types wel of niet van toepassing is). Per type kan je instellen of de werkbon-vraag gesteld moet worden, dit onder de settings van de inname types:



Werkbon tabblad

Onder "Signalisatie" verschijnt een extra tabblad "Werkbon". In dit tabblad krijg je alvast het antwoord van de burger te zien. Het antwoord op deze vraag (Verzoek tot plaatsing borden door de stadsdiensten) staat eerst vermeld als niet-editeerbaar: dit is het antwoord die hoort bij de aanvraag en kan niet gewijzigd worden. 


Stel dat de burger de plaatsing vraagt bij de stadsdiensten, maar uw stock laat dit niet toe, dan kan u dit overrulen en het 2e vinkje afzetten. Omgekeerd kan u toch een taak aanmaken indien de burger 'Nee' heeft geantwoord op de werkbon-vraag. 


Standaard zullen dus bepaalde settings ingevuld worden (datum plaatsing, status, facturatie, ...) naargelang het antwoord van de aanvrager op de vraag/vragen, maar deze kunnen nog steeds overruled worden in het tabblad 'Werkbon'.




Hoe maak ik een Werkbon?

  1. Ga naar het menu (linkerkolom) Werkbon
  2. Er wordt een lijst getoond, selecteer de nodige vergunningen. 
  3. Klik op Download als PDF.




Deze werkbon kan automatisch gemaild worden naar een e-mailadres, bijvoorbeeld deze van de technische dienst. Dit e-mailadres kan zelf worden ingesteld onder "Beheer > Mijn organisatie > Werkbon Configuratie”. Deze e-mail met werkbon (PDF) zal verstuurd worden in de vroege ochtend (6u). 

 

Hoe koppel ik de Werkbon-taken uit EagleBe met 3P?

Dit lees je hier.


Welke vergunningen verschijnen op de werkbon?

Een vergunning die aan volgende eisen voldoet, zal verschijnen op de werkbon:


Status Vergunning
Goedgekeurd
Status Plaatsing + Datum Plaatsing    
Nog niet geplaatst + Vandaag of in het verleden = TE PLAATSEN
De signalisatie voor een vergunning die gisteren geplaatst moest worden, maar die de Technische Dienst niet heeft kunnen plaatsen door tijdsgebrek, moet vandaag opnieuw op de werkbon komen met de taak: TE PLAATSEN
Status Ophaling + Datum Ophalen    
Geplaatst + Vandaag of in het verleden = OP TE HALEN
De signalisatie voor een vergunning die gisteren opgehaald moest worden, maar die de Technische Dienst niet heeft kunnen ophalen door tijdsgebrek, moet vandaag opnieuw op de vergunning komen met de taak: OP TE HALEN


Sowieso kan u uit de lijst vergunningen selecteren die wél of niet op de werkbon moeten komen. 

Indien uw diensten een verlengd weekend tegemoet gaan, of er is een erg drukke periode verwacht, dan kan het gebeuren dat u ook andere vergunningen wilt printen op de werkbon. Wat zijn de mogelijkheden?




Veld
Mogelijkheden
Uitleg
Filter Status
Alle - Te Plaatsen - Op te halen
U kan filteren om slechts deze vergunningen te tonen die geplaatst of opgehaald moet worden of allebei.
Filter Status Vergunningen
Statusmogelijkheden van een vergunning
Standaard worden enkel goedgekeurde vergunningen getoond, maar indien gewenst kan u ook vergunningen tonen die nog niet zijn goedgekeurd.
Plaatsingsdatum
Standaard: Vandaag (instelbaar)
U kan filteren op de periode van de taak.




Werkbon PDF

De eerste pagina bevat een overzichtskaart van de locaties die moeten bezocht worden, met daaronder een overzicht van de EagleID’s en summiere informatie. Onderstaande afbeelding is een voorbeeld van de eerste pagina.



Hierna volgt een opsomming van ALLE te plaatsen verkeersborden die in de Werkbon zijn opgenomen:


De daaropvolgende pagina's bevatten telkens PER VERGUNNING een overzicht van de inname met details, een overzicht van de verkeersborden en op pagina hierop de inname en het bijhorende signalisatieplan: 





Updaten van Signalisatie-status


Het is zeer belangrijk om de signalisatie-status van elke vergunning te updaten, nadat uw Technische Dienst haar werk heeft gedaan. Normaal gesproken hebben zij de PDF bij de hand en aangeduid welke taken zijn uitgevoerd. U kan de vergunningen één per één gaan aanpassen, maar dat is veel werk. U kan de update ook "in bulk" doen. De technische dienst kan dit ook op het terrein doen aan de hand van een bv. een tablet. 


  1. Ga naar menu (linkerkolom) Werkbon

        Overloop de taken die vandaag opgelost zijn (geplaatst, opgehaald, ...). Klik op 'Taken Afronden'. Indien de status bijvoorbeeld op 'Te plaatsen' stond, zal deze nu op 'Op te halen' zijn. Indien opgehaald, verdwijnt de taak uit de lijst.




Verder kan er via volgende knoppen:


= naar de inname worden gezoomd in de kaart


= De werkbon in PDF-formaat afgedrukt worden


 = notities toevoegen


 = de te plaatsen/op te halen verkeersborden meer in detail bekijken


= printen van de onderborden


(het printen van de onderborden kan ook onder 'Documenten', indien jullie deze wensen door te sturen naar de aanvrager)



Samenvatting proces Werkbon

Per vergunningsaanvraag gaan uw diensten bekijken of de datum voor "plaatsing" en "ophalen" goed is ingevuld. Als de stock het niet toelaat, moet het juiste vinkje worden uitgezet.

Dagelijks wordt een nieuwe werkbon gemaild naar uw diensten.

Dagelijks wordt er signalisatie geplaatst en opgehaald. Dit wordt aangeduid op de Eagle werkbon.

Dagelijks wordt de Eagle werkbon op kantoor of op het terrein verwerkt: voor elke vergunning wordt de signalisatiestatus geupdate.



Heel veel succes bij het gebruik van deze module!