Werking

Een PDF-document zal vanuit Eaglebe gegenereerd worden op basis van een PDF-template die vooraf werd geconfigureerd naar de huisstijl van uw bestuur. Om deze PDF tot stand te brengen wordt gebruik gemaakt van het Apache OpenOffice kantoorsoftwarepakket. Dit is een opensource pakket en bijgevolg gratis verkrijgbaar. 


Aan de hand van de Apache OpenOffice Writer zal een .odt bestand aangemaakt worden wat vervolgens moet worden geëxporteerd naar PDF. Aan de hand van een aantal voorgedefinieerde tekstvelden zal het mogelijk zijn voor Eagle om de beschikbare informatie betreffende de vergunning toe te voegen aan de gegenereerde PDF. 


Het uitzicht van de beschikbare vergunningen en bijlagen templates binnen Eagle kunnen afgestemd worden op de normen en verwachtingen van het eigen bestuur. 


Aanmaken/aanpassen PDF-template

Het aanmaken van een nieuwe template of het aanpassen van een bestaande gebeurt steeds binnen de omgeving van de Apache OpenOffice Writer.

Voor de templates wordt gebruik gemaakt van documenten in ODT (OpenDocument Text) indeling. Dit is een open standaard voor het bewaren en uitwisselen van tekstbestanden. De vormgeving van de template is volledig vrij te kiezen en Apache OpenOffice biedt een uitgebreide set mogelijkheden voor de opmaak van een tekstdocument vergelijkbaar met andere tekstverwerkers. 

Bij het opstellen van een nieuwe template of het bewerken van een bestaande is het mogelijk om op eender welke locatie in het document ruimte te laten die later bij het generen van een document binnen Eagle ingevuld zal worden met specifieke attributen gerelateerd aan de aanvraag in behandeling. 

Om de voorziene ruimte met de correcte informatie te kunnen invullen wordt gebruikt gemaakt van tekstvakken. Om deze tekstvakken te kunnen toevoegen dient de werkbalk ‘Besturingselementen’ te zijn geactiveerd. Dit kan via het menu ‘Beeld’ → ‘Werkbalken’ → ‘Besturingselementen’. 

Met de knop kan de ontwerpmodus geactiveerd worden, hierna is het mogelijk om de gewenste tekstvakken toe te voegen in het document. Dit door gebruik te maken van het besturingselement ‘Tekstvak’:

Na het toevoegen van het tekstvak kan het eigenschappenvenster geopend worden door te dubbelklikken. Onder het tabblad algemeen zijn een hele reeks eigenschappen terug te vinden waaronder: ‘Naam’, ‘Verankering’, ‘Lettertype’, ‘Rand’, ‘Type tekst’. Deze bepalen de voornaamste eigenschappen van hoe het tekstvak ingevuld zal worden bij het genereren van documenten in Eaglebe en zullen hieronder kort toegelicht worden.


  • Naam: belangrijkste eigenschap van het tekstvak, dit zal bepalen met welke gegevens het tekstvak zal worden ingevuld door Eaglebe. Verder in deze handleiding kan u een tabel terugvinden met de correcte naamgeving en mogelijke elementen die gebruikt kunnen worden in de template

  • Alleen-lezen: dient op ja te staan, anders zijn de tekstvakken nog aanpasbaar na het mailen van vergunning

  • Verankering: bepaalt hoe het tekstvak zich zal gedragen bij aanbrengen van wijzigingen aan pagina, alinea of regel. Indien hier ‘Als teken’ wordt geselecteerd kan het tekstvak aan of in een regel worden toegevoegd zonder dat het verspringt

  • Lettertype: hier kan een bijkomend venster geopend worden waar de juiste lettertype instellingen kunnen worden gekozen zodat de tekst die ingevuld zal worden aansluit bij de stijl van het vooropgestelde document 

  • Rand: zorgt ervoor dat er al dan niet een omkadering komt rond het toegevoegde tekstveld

Overzicht mogelijke inhoud tekstvelden

Voor het invullen van de tekstvelden werden een aantal attributen voorgedefinieerd en beschikbaar gesteld om te gebruiken in de templates. Hieronder een overzicht van de reeds beschikbare gegevens. Om deze te kunnen toevoegen moet de naam in de kolom ‘Naam tekstveld’ ingevuld worden in het eigenschappenvenster van het tekstvak bij ‘Naam’.

Voorlopig is onderstaande tabel op te delen in 7 delen:


  • Details van inname: alle gegevens direct gerelateerd aan de eigenschappen van de inname van het openbaar domein

  • Facturatie: gegevens die deel uitmaken van een eventuele prijsberekening

  • Contactgegevens: belangrijkste gegevens opgegeven door de aanvrager bij indienen van aanvraag

  • Signalisatieverantwoordelijke: contactgegevens van de signalisatieverantwoordelijke

  • Extra: bijkomende generieke gegevens niet rechtstreeks gerelateerd aan de vergunning

  • Opdrachtgever: contactgegevens van de opdrachtgever

  • Aannemer: contactgegevens van de aannemer


Naam tekstveld

Beschrijving

Details van inname

custominnametype
Type inname - aard van inname openbaar domein. De waarde van dit inname type komt overeen met de waarde gemapped door beheerder tov de officiële gipodtypes van “manifestaties”.

gipodinnametype

Type inname - aard van inname openbaar domein. De waarde van dit inname type komt overeen met de GIPOD types van “manifestaties”. 

eagleid

Nummer vergunning - hoe de aanvraag/vergunning binnen Eagle aangeduid zal worden. Dit is een unieke referentie.

referentie

Referentie (gipod) - kenmerk hoe aanvraag of resulterende vergunning zal verschijnen in gipod

periode

Start - eind - geeft de periode waarvoor aanvraag werd ingediend in de vorm dd/MM/yyyy hh:mm - dd/MM/yyyy hh:mm

somdagen

Aantal dagen - afgeleid aantal dagen op basis van start en einddatum

adresinname

Adres ter hoogte van de geplande inname openbaar domein

beschrijvinggipod

Beschrijving (GIPOD) - beschrijving die standaard het opgegeven adres bij de aanvraag en het inname type bevat

aanvraagDatum

Datum waarop aanvraag werd ingediend

oppervlakteAanvraag

Oppervlakte van aanvraag in m² 

beschrijvingaanvrager

Beschrijving (aanvrager) - ingegeven door aanvrager bij indienen aanvraag

authorisatiemotivatie

Eventuele bijkomende voorwaarden of verklarende tekst specifiek voor bepaalde vergunning (vrije tekst). In te vullen bij genereren pdf

Facturatie

prijsberekend

Berekende prijs - automatisch berekende prijs op basis van oppervlakte die aanvraag beslaat

prijsaangepast

Aangepaste  prijs - indien berekende prijs niet van toepassing is kan deze toegepast worden

waarborg

Waarborg 

prijssignalisatie

Signalisatie - eventuele kosten aan signalisatie

prijsoverig

Overig 

prijstotaal

Totaal - som alle bovenstaande onderdelen die deel kunnen uitmaken van de prijs

Contactgegevens

contactType

bedrijf/particulier/vereniging

naam

Naam  + voornaam aanvrager

straathnr

Straat + huisnummer aanvrager

postcodegem

Postcode + gemeente aanvrager

gsm

Gsm-nummer aanvrager

email

E-mailadres aanvrager

bedrijf

Bedrijf

btw

BTW

Signalisatieverantwoordelijke

naamsignalisatie

Naam en voornaam van de verantwoordelijke voor de signalisatie

straathnrsignalisatie

Straat en huisnummer verantwoordelijke voor de signalisatie

postcodegemsignalisatie

Postcode en woonplaats verantwoordelijke voor de signalisatie

gsmsignalisatie

Gsm-nummer van de verantwoordelijke voor de signalisatie

Extra

today

De datum van de dag waarop de PDF wordt gegenereerd (dd/MM/yyyy)

Opdrachtgever

naamOpdrachtgever

Naam + voornaam van opdrachtgever

gsmOpdrachtgever

Gsm-nummer opdrachtgever

Aannemer

naamAannemer

Naam + voornaam verantwoordelijke werfleider/aannemer

gsmAannemer

Gsm-nummer verantwoordelijke aannemer


Exporteren naar PDF

Als de template volledig naar wens is aangepast en aangevuld met de nodige tekstvelden moet deze nog geëxporteerd worden naar PDF gezien Eaglebe dit formaat verwacht als template. 


Vooraleer te exporteren is het van belang dat er aan het ODT document nog een laatste lege pagina wordt toegevoegd. Eaglebe zal steeds op de laatste pagina van de template een overzichtskaart printen voor deze aanvraag of vergunning. Uiteraard kan hier wel nog gebruik worden gemaakt van kop- of voetteksten zodat deze laatste pagina eveneens afgestemd is op het uitzicht van het geheel. 


Exporteren naar PDF kan via het menu ‘Bestand’ → ‘Exporteren als PDF...’. Dit opent een nieuw venster met een heel aantal opties, het voornaamste dat hier moet worden gecontroleerd is of de optie ‘PDF-formulier maken’ en vervolgens ‘Dubbele veldnamen toestaan’ staan aangevinkt. Moest dit niet geactiveerd staan zou elk uniek tekstvak slechts eenmalig gebruikt kunnen worden bij het genereren van een PDF vanuit Eaglebe. Indien er veel afbeeldingen in de aangemaakte template staan kan er gebruikt worden gemaakt van een JPEG-compressie om de grootte van het bestand binnen de perken te houden. Bij een compressie van 50 a 60% is er visueel immers nog geen echt groot verschil.


Vervolgens klik je op ‘Exporteren als pdf’ en kies een eenduidige bestandsnaam voor de nieuw gegenereerde PDF die ook voor de eindgebruikers van Eaglebe duidelijk interpreteerbaar is, aangezien deze in veel gevallen zal worden overgenomen in de interface van Eaglebe. 


Nuttige links

Downloaden Apache OpenOffice kantoorsoftware:

www.openoffice.org/download/index.html 


Handleiding voor het opstarten en gebruik van Apache OpenOffice (engelstalig): 

https://wiki.openoffice.org/wiki/Documentation/OOo3_User_Guides/Chapters