Als Gemeente of Stad heb je zelf de mogelijkheid om je eigen logo of adres te beheren. Upload een nieuw logo of wijzig je adres, zodat dit ook correct getoond zal worden in alle correspondentie naar de aanvragers (e-mails).  


Mijn Afdelingen 

Elke gebruiker dat je toevoegt aan Eaglebe, moet je toewijzen aan een Afdeling. Op die manier bouw je je eigen structuur na in Eaglebe.   


 

  

Door een afdeling te selecteren aan de hand van het drop down menu, kan je de afdeling beheren. Je kan deze verwijderen aan de hand van de knop ‘Verwijderen’ of de aangebrachte wijzigingen opslaan aan de hand van de knop ‘Opslaan’ 


  


  

Door op het plusteken te klikken, kan je een afdeling toevoegen en onmiddellijk de instellingen hiervan aanpassen: 

  • Naam: de naam van de afdeling kan je steeds wijzigen 
  • "Vergunningen kunnen aan deze afdeling worden toegewezen?" 
    Dit moet je aan zetten (bolletje naar rechts) als deze afdeling dossierbeheerder kan zijn van bepaalde dossiers. Je stelt je de vraag: mag deze afdeling valideren en autoriseren in Eaglebe? Bijvoorbeeld de afdeling Politie, Milieu, Noodplanning hebben dit (bijna) nooit aan staan. 
  • "Gebruikers uit deze afdeling kunnen advies geven op Manifestaties?" 
    Dit moet je aan zetten als deze afdeling advies moet geven op Inname Openbaar Domein. Bijvoorbeeld bij Politie zal dit altijd aan staan. 
  • “Gebruikers uit deze afdeling kunnen advies geven op Evenementen?”  
    Dit moet je aan zetten als deze afdeling advies moet geven op Evenementen. Hierbij kan je aanduiden op welke thema’s (Mobiliteit, Geluid, Catering, …) de afdeling advies kan geven.  
  • Verantwoordelijke: 
    Selecteer hier een gebruiker die verantwoordelijk is binnen deze afdeling. De gekozen gebruiker zal "probleemtaken" krijgen toegewezen als iemand negatief advies uitbrengt. Dit moet je enkel invullen als aan deze afdeling vergunningen kunnen worden toegewezen (het eerste vinkje aan staat).


 

Vergeet niet om gebruikers toe te wijzen aan afdelingen! Dit kan u doen via Beheer > Mijn gebruikers > Editeer een gebruiker en selecteer de afdeling. 

 

Incidenten 

Om ervoor te zorgen dat een bepaalde afdeling de incidenten zal behandelen, kan je in de back-office bij Beheer => Organisatie een optie ‘Incidenten’ zien, waarbij je de desbetreffende afdeling kan selecteren. Op die manier zal de taak “Opvolging” aan iemand binnen die afdeling toegewezen worden.  


Wil je meer weten over Incidenten? Lees dan meer in de dossierbehandeling IOD/EV of Eaglebe Back-office: Incidenten.  


Werkbon Configuratie 

Indien je organisatie beschikt over de module Werkbon, kan je een werkbon-vraag toevoegen aan het aanvraagformulier, zodat de burger kan aangeven of er borden moeten geplaatst/ontleend worden voor zijn of haar inname. Indien de vraag positief beantwoord wordt, kunnen er taken gemaakt worden binnen het dossier. Naar gelang de werking van je bestuur kunnen dit kunnen taken zijn voor: 


a) het plaatsen- of ophalen van de borden (indien het bestuur de borden plaatst) 

OF  

b) het afhalen of terugbrengen van de borden (indien de burger zelf zijn borden moet afhalen en plaatsen) 
 

Voorbeeld vragen die vandaag gesteld worden door enkele gemeenten:  

  • Wenst u borden te laten plaatsen door onze Gemeente? 
  • Wens je borden te ontlenen bij onze Gemeente? Je kan deze borden afhalen in het depot van ma-vrij, tussen 8u en 9u. 

Resultaat van aanvraagformulier:  


Indien de burger JA aanvinkt, dan betekent dit dat er een werkbon-taak zal aangemaakt worden indien de vergunning wordt goedgekeurd. Zorg dus dat je vraagstelling afgesteld is op dit resultaat! 


Indien de burger NEE aanvinkt, wordt er geen werkbon-taak aangemaakt. 


Welke aanvrager mag signalisatie lenen?


Er kan worden ingesteld welke aanvragers in staat zijn om signalisatie te laten plaatsen/ontlenen. Indien bepaalde aanvragers hier worden uitgevinkt (bijvoorbeeld bedrijven), dan zal Eaglebe een waarschuwing geven binnen het aanvraagformulier wanneer een bedrijf een nieuwe aanvraag wilt indienen waarbij ze vragen om signalisatie te ontlenen / te laten plaatsen door de gemeente. Indien deze aanvraag toch zo wordt ingediend, zal deze vraag automatisch worden omgezet naar een negatief antwoord zodat hiervoor geen werkbontaken worden aangemaakt.


 


 


Vraagstelling werkbon

In de configuratie zijn er 4 mogelijkheden: 
 

 

 

  • Eén vraag: geen taken 

Met deze optie hebt u de mogelijkheid een vraag toe te voegen aan het aanvraagformulier, maar zal Eaglebe niet automatisch werkbontaken hiervoor aanmaken. Indien u dus niet wenst dat er automatisch een taak wordt aangemaakt indien de burger 'JA' aanvinkt, maar je wel zijn antwoord wilt weten voor interne zaken, kan je deze functionaliteit gebruiken. 

 

  • Eén vraag: plaatsen/ophalen (het bestuur plaatst de borden voor de burgers en haalt ze erna terug op) 

Met deze optie hebt u de mogelijkheid een vraag toe te voegen aan het aanvraagformulier en zal Eaglebe automatisch een werkbon-taak aanmaken voor het plaatsen/ophalen van de borden, wanneer er 'JA' geantwoord wordt op de vraag. 

 

  • Eén vraag: afhalen/terugbrengen (de burger moet zelf zijn borden komen afhalen en terugbrengen) 

Met deze optie hebt u de mogelijkheid een vraag toe te voegen aan het aanvraagformulier en zal Eaglebe automatisch een werkbon-taak aanmaken voor het afhalen/terugbrengen van de borden, wanneer er 'JA' geantwoord wordt op de vraag. 

 

  • Twee vragen (voor besturen die burgers laten kiezen: laten plaatsen/ophalen of zelf afhalen/terugbrengen) 
     

Met deze optie hebt u de mogelijkheid om naast de eerste werkbon-vraag, ook een extra vraag te stellen indien er met 'JA' geantwoord werd op de eerste vraag. De tweede vraag zal te maken hebben met de huur/levering van de borden en de facturatie hiervan. Indien de eerste antwoordmogelijkheid gekozen wordt zal een taak 'afhalen/terugbrengen' aangemaakt worden. Wordt de tweede optie gekozen, zal er een 'plaatsen/ophalen' taak aangemaakt worden. 
 

 

 

Kosten werkbon 

Er kan een huurprijs per verkeersbord per dag aangerekend worden, een vaste prijs voor signalisatieplaatsing of een combinatie van beide zaken. Je kan ook een vaste prijs voor signalisatieplaatsing aanrekenen wanneer een verlenging wordt aangevraagd. Wanneer er dus een verlenging is en een werkbon-taak werd aangemaakt, zal een verlenging-kost worden aangerekend in plaats van de vaste prijs voor signalisatieplaatsing. Dit kan ook allemaal ingesteld worden en aangerekend worden indien geen bijkomende vraag omtrent huur/levering werd toegevoegd aan het formulier. 

 
 

 


 

Naast al deze settings en mogelijkheden, merken we nog 2 belangrijke velden op:  

 

        a) Plaatsing signalisatie 

 
Dit is de datum wanneer de borden geplaatst moeten worden door uw diensten. Standaard is dit de dag van de vergunning. U kan dit echter instellen onder "Beheer > Mijn Organisatie". Typisch wordt dit op 2 of 3 dagen ingevuld zodat 2 of 3 dagen voor de start van de vergunning, de taak "te plaatsen" verschijnt op de 
werkbon. U kan steeds deze datum aanpassen naar keuze in het dossier zelf. Belangrijk is dat het aantal dagen werkdagen zijn. Indien de datum van plaatsing/ophaling valt in het weekend, wordt het automatisch vervroegd of verlaat. 


 
 

        b) Ophalen Signalisatie 


Dit is de datum wanneer de borden opgehaald moeten worden door uw diensten. Dit is altijd op het einde van de vergunning. U kan steeds deze datum aanpassen naar keuze.
 

 

 

 

Vergunningstabel Configuratie 

Het is mogelijk om de vergunningstabel die in het menu 'Vergunningen' getoond wordt, aan te passen volgens de vereisten van jouw bestuur. Je kan namelijk zelf kiezen welke kolommen je wilt zien in deze vergunningstabel en kleurcodes toevoegen om een duidelijk zicht te hebben op actieve, afgelopen of toekomstige vergunningen.  

Hier selecteer je welke kolommen er getoond moeten worden voor jouw lokaal bestuur. De volgorde van deze kolommen kan je aanpassen door deze te verslepen. Kies 'opslaan' om de instellingen te bewaren.  
 

 

 
 

Daarnaast kan je ook activeren (via de checkbox) dat er kleurcodes aan alle dossiers gegeven moeten worden, zodat je in één oogopslag kan zien of het gaat om een: 

  • Actieve vergunning (groen bolletje) 
  • Toekomstige vergunning (blauw bolletje) 
  • Afgelopen vergunning (grijs bolletje) 

Eens geactiveerd zal dit in het overzicht (Menu Vergunningen) zo er uit zien: